Beleid voor bewaring en vernietiging van persoonsgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke, Neda Deniz Uluslararası Sağlık Turizmi Hizmetleri Limited Şirketi, bewaart en vernietigt uw persoonsgegevens overeenkomstig de algemene beginselen en bepalingen van dit Beleid voor bewaring en vernietiging van persoonsgegevens, dat is opgesteld in overeenstemming met de Grondwet, wet nr. 6698 betreffende de bescherming van persoonsgegevens, de Verordening inzake het wissen, vernietigen of anonimiseren van persoonsgegevens en overige relevante regelgeving.

Het doel van dit beleid is de algemene beginselen vast te leggen voor de bewaring en vernietiging van gegevens van natuurlijke personen die onderwerp zijn van de verwerkingsactiviteiten van het bedrijf onder de privacywet, en te voldoen aan de door de regelgeving gestelde verplichtingen.

Definities

• Uitdrukkelijke toestemming: Toestemming met betrekking tot een specifiek onderwerp, gebaseerd op informatie en uit vrije wil gegeven.
• Ontvangersgroep: De categorie natuurlijke of rechtspersonen aan wie de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens doorgeeft.
• Anonimisering: Persoonsgegevens zodanig bewerken dat zij op geen enkele wijze, ook niet door koppeling aan andere gegevens, in verband kunnen worden gebracht met een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
• Betrokken gebruiker: Personen die binnen de organisatie van de verwerkingsverantwoordelijke, of op grond van de van hem verkregen bevoegdheid en instructies, persoonsgegevens verwerken, met uitzondering van de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor de technische opslag, beveiliging en back-up van de gegevens.
• Vernietiging: Het wissen, vernietigen of anonimiseren van persoonsgegevens.
• Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (bijv. voor- en achternaam, Turks identiteitsnummer, e-mailadres, adres, geboortedatum, creditcardnummer, bankrekeningnummer).
• Betrokkene: De natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt.
• Verwerking van persoonsgegevens: Elke bewerking met betrekking tot gegevens, zoals het verkrijgen, vastleggen, opslaan, bewaren, wijzigen, herschikken, bekendmaken, doorgeven, overnemen, beschikbaar maken, indelen of het verhinderen van het gebruik van persoonsgegevens, geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd dan wel niet-geautomatiseerd mits deel uitmakend van een bestand.
• Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Gegevens over ras, etnische afkomst, politieke opvatting, filosofische overtuiging, godsdienst, gezindte of andere overtuigingen, uiterlijk en kleding, lidmaatschap van een vereniging, stichting of vakbond, gezondheid, seksueel leven, strafrechtelijke veroordelingen en veiligheidsmaatregelen, alsook biometrische en genetische gegevens.
• Periodieke vernietiging: Het wissen, vernietigen of anonimiseren dat ambtshalve plaatsvindt met de in dit beleid vastgelegde terugkerende tussenpozen, wanneer alle in de privacywet genoemde voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn komen te vervallen.

De door het beleid geregelde registratieomgevingen

Het beleid heeft betrekking op alle persoonsgegevens die onderwerp zijn van verwerkingsactiviteiten onder de privacywet. Daarnaast omvatten de documenten waarnaar in het beleid wordt verwezen zowel fysieke als digitale kopieën.

Persoonsgegevens die geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd dan wel niet-geautomatiseerd worden verwerkt, mits deel uitmakend van een bestand, worden bewaard in de volgende omgevingen: bedrijfscomputers, e-mailaccounts, desktopcomputers, apparaten van medewerkers (bijv. mobiele telefoons), back-upopslag, papieren dossiers, mappen, het bezoekersregister, cd's, dvd's, USB-sticks, externe harde schijven, printers en kopieerapparaten.

Redenen die bewaring en vernietiging vereisen

Aan de verwerking van persoonsgegevens liggen de volgende beginselen ten grondslag:

• Rechtmatigheid en behoorlijkheid.
• Ervoor zorgen dat persoonsgegevens juist en, waar nodig, actueel zijn.
• Verwerking voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
• Toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot het doel van de verwerking.
• Bewaring voor de in de relevante regelgeving voorgeschreven of voor het verwerkingsdoel noodzakelijke duur.

Ons bedrijf bewaart en gebruikt persoonsgegevens voor de doeleinden van gegevensverwerking en op grond van de onderstaande verwerkingsvoorwaarden uit de artikelen 5 en 6 van de privacywet; vervallen al deze voorwaarden, dan vernietigt het bedrijf de persoonsgegevens ambtshalve of op verzoek van de betrokkene:

• Het bestaan van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene: De eerste van de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens is de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
• Uitdrukkelijk voorzien in de wet: Wanneer dit uitdrukkelijk in de wet is voorzien, mogen de persoonsgegevens van de betrokkene rechtmatig worden verwerkt zonder dat zijn uitdrukkelijke toestemming wordt gevraagd.
• Onmogelijkheid om uitdrukkelijke toestemming te verkrijgen wegens feitelijke onmogelijkheid: Wanneer de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is om het leven of de lichamelijke integriteit van de persoon zelf of van een ander te beschermen, terwijl die persoon door feitelijke onmogelijkheid zijn toestemming niet kan geven of aan zijn toestemming geen geldigheid kan worden toegekend, mogen zijn persoonsgegevens worden verwerkt.
• Rechtstreeks verband met het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst: Wanneer de verwerking van persoonsgegevens van partijen bij een overeenkomst noodzakelijk is en rechtstreeks verband houdt met het sluiten of uitvoeren van die overeenkomst, is verwerking toegestaan.
• Wettelijke verplichting: Wanneer verwerking noodzakelijk is opdat ons bedrijf aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen, mogen de gegevens van de betrokkene worden verwerkt.
• Openbaarmaking van persoonsgegevens: Heeft de betrokkene zijn persoonsgegevens zelf openbaar gemaakt, dan mogen die gegevens worden verwerkt voor zover zij openbaar zijn gemaakt.
• Noodzaak voor de vaststelling of bescherming van een recht: Wanneer verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of bescherming van een recht, mogen de persoonsgegevens van de betrokkene worden verwerkt.
• Noodzaak voor het gerechtvaardigde belang van het bedrijf: Wanneer verwerking noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen van ons bedrijf, mits daarbij de grondrechten en vrijheden van de betrokkene niet worden geschaad, mogen diens persoonsgegevens worden verwerkt.

Het wissen, vernietigen of anonimiseren van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door het bedrijf op verzoek van de betrokkene of ambtshalve gewist, vernietigd of geanonimiseerd wanneer de voor de verwerking bepalende regelgeving wordt gewijzigd of ingetrokken, het doel dat verwerking of bewaring vereist vervalt, de betrokkene zijn uitdrukkelijke toestemming intrekt in gevallen waarin de verwerking uitsluitend daarop berust, of de maximale bewaartermijn is verstreken en geen enkele voorwaarde een langere bewaring rechtvaardigt.

Tenzij de Autoriteit Persoonsgegevens anders beslist, kiest ons bedrijf ambtshalve de passende methode voor het wissen, vernietigen of anonimiseren van persoonsgegevens, op basis van de technologische mogelijkheden en de uitvoeringskosten. Op verzoek van de betrokkene wordt de motivering van de gekozen methode toegelicht. Bij elk van deze handelingen worden de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen.

Getroffen technische en organisatorische maatregelen

Overeenkomstig artikel 12 van de privacywet en de bepalingen van de verordening, de hierboven genoemde algemene beginselen en dit beleid en de besluiten van de Autoriteit Persoonsgegevens treft ons bedrijf, op basis van de technologische mogelijkheden en de uitvoeringskosten, de volgende maatregelen:

• De benodigde software en hardware zijn vastgesteld. Op computers en in e-mailaccounts worden sterke wachtwoorden gebruikt.
• Wat er ter bescherming van klantgegevens in acht moet worden genomen, is via opleidingen aan onze medewerkers overgebracht, en hun verantwoordelijkheden zijn schriftelijk vastgelegd in de arbeidsovereenkomsten (geheimhoudingsovereenkomsten). Deze verplichting blijft ook na het vertrek van de betrokken personen bestaan.
• Voor de back-up van alle gegevens is de benodigde infrastructuur ingericht.
• Er is vastgesteld welke medewerkers op de computers toegang tot de gegevens hebben.
• Klantdossiers en -gegevens worden uitsluitend verstrekt aan de betrokkenen zelf, aan de door hen schriftelijk aangewezen naasten, binnen het kader van de regelgeving aan de betreffende overheidsinstanties en in gerechtelijke procedures aan de bevoegde justitiële autoriteiten.
• Voordat met de verwerking van persoonsgegevens wordt begonnen, wordt aan de informatieplicht jegens de betrokkenen voldaan.
• Er is een register van verwerkingsactiviteiten opgesteld.

Bewaar- en vernietigingstermijnen

Ons bedrijf bewaart persoonsgegevens uitsluitend voor de duur die is vermeld in de voor ons bindende regelgeving of die noodzakelijk is voor het verwerkingsdoel, en vernietigt ze na afloop van die termijn.

Vernietiging op verzoek

Wanneer de betrokkene zich tot ons bedrijf wendt en om vernietiging van zijn persoonsgegevens verzoekt:

• Zijn alle verwerkingsvoorwaarden vervallen: dan wordt het verzoek uiterlijk binnen dertig dagen afgehandeld en wordt de betrokkene geïnformeerd. Zijn de betreffende persoonsgegevens aan derden doorgegeven, dan wordt dit aan de derde gemeld en wordt gewaarborgd dat die de nodige stappen onderneemt.
• Zijn niet alle verwerkingsvoorwaarden vervallen: dan kan het verzoek overeenkomstig artikel 13, derde lid, van de privacywet met opgave van redenen worden afgewezen; de afwijzing wordt de betrokkene uiterlijk binnen dertig dagen schriftelijk of langs elektronische weg meegedeeld.

Termijnen voor periodieke vernietiging

Persoonsgegevens worden vernietigd bij de eerste periodieke vernietiging na de datum waarop de vernietigingsplicht is ontstaan. Ontstaat er een vernietigingsplicht, dan worden de gegevens dus met tussenpozen van zes maanden aan vernietiging onderworpen.

Dit beleid wordt geacht in werking te zijn getreden na publicatie op de website.

Contact